創造高效率的簡單步驟！《每天最重要的2小時》

每一天我們似乎都在應付「緊急」的事物，例如回覆標示著驚嘆號的重要電子郵件，或是處理一些出包的緊急事件，再不然就是層出不窮的日常問題。在《與成功有約》一書中提到，這些事務「重要，但不急迫」。

當你剛展開一天的工作，或是剛做完一件事，你就是達到了一個決定點，決定如何使用接下來的時間，或是先做哪件能夠發揮功效的關鍵事務。

把握三個小訣竅，可以幫助你對每個決定點做出最好的利用：

• 珍惜每個決定點。當決定點到來時，能夠認知並把握住它，別草草無意識開始做下一件事務，先後退一步，想想當下對你而言最重要的是什麼，做出更有策略性、更有目標的選擇。
• 事先計畫在決定點要採取的行動。在日常生活中，干擾與分心無可避免，當每個干擾出現時，也其實是創造了一個決定點。在決定點出現之前，可以先想好要在決定點做出什麼反應，有助於我們做出最佳利用。有時你可能沉浸在一件不值得你花那麼多時間去做的事，這時候被干擾就讓你有機會重新審視如何更明智的使用時間。
• 在尚未決定接下來要做什麼事之前，先別急著做下一件事。例如小兒科醫師的一名病人取消約診，突然空出了20分鐘的時間，這時先停下來想一想，他已經安排好在今天工作的最後，再來完成保險申請文書作業，這時候和同事交誼一下可能可以讓之後合作更順暢；但若是未經思考就將文書作業提前在這20分鐘做，可能會因為要趕著看下一位病人而不得不暫停，之後要再花時間回想自己完成到哪裡，也可能影響替下一位病人看診的心情。

我們有很多行為是由大腦在無意識的自動模式下運作，就是所謂的「習慣」，然而能不能做事有成效、創造高效率，很大程度取決於我們是否能有意識地決定如何使用時間，以及完成了那些事。

每件事情都會消耗我們的心智能量，讓人產生心智疲勞（mental fatigue）。而每件事也都會引發情緒，使得接下來的事物變得相對更難或更容易。只要能夠了解哪些種類的事務最消耗我們的心智，以及情緒在做事效率中扮演的角色，我們就能引導出作事最有成效的兩個小時。

想要做事有效率，需要我們展現自制力，而每一次下決定、做決策，都在消耗我們的自制力，但每個人的心智能量有限，意志力不足的狀態會導致人們設法拖延或逃避做出決定。在你打開電子郵件作為一天的開始之前，你可以先評估事情的價值、社會性後果、可能的未來情境，以及情緒後果等，能幫助你決定事情的先後順序，產生高效率。

在適當時機處於適當狀態也很重要，例如緊張的情緒能幫助碧昂絲表現得更好；運動員失誤的怒氣可能有助於扳回頹勢；在悲傷情緒中，我們會更慎重的思考應該信任誰，避免上當；正面的情緒則有助於發揮創意以及迅速做出決定。

若想要減輕心智疲勞的話，在從事必須處於最佳狀態的工作之前，別去做那些會明顯消耗你心智能量的事務。下列是可能會導致心智疲勞的一些常見活動：

• 經常在不同事務之間做切換。
• 從事社交活動、經營人脈等。
• 數小時久坐不動。
• 電訪陌生客戶。
• 檢查並修正錯誤。
• 規劃事情或安排工作內容。
• 追趕截止日期等。

要避免這類活動幾乎是不可能的，但其實我們並不需要完全避免這類活動，只要策略性地選擇待辦事項的執行順序即可。下列四點能幫助你避免心智疲勞，本週你就可以試試看：

1. 早上首先完成你當天最重要的工作。
2. 看看你當日的待辦事項有哪些，先區分出「重要決定」、「創意」或「其他雜項」等。
3. 試試看只用下午一小時閱讀和回覆郵件。

在非常重要或忙碌的工作天前一晚，就先做出一些決定。

我們的注意力系統天生就是用來掃描與偵查事務，包括對意外出現的事物做出反應、跟上周遭的變化、尋找新目標等；換句話說，它天生就是要分心去注意事物的。人類的大腦也不會對相同事物持續漫無止盡的感到興奮，因此我們無法做到毫不動搖的保持專注，若希望自己更專注的話，第一個方法就是移除你最能預料到的分心事物，例如刪除你的社群軟體，或是使用現在很火紅的App「Forest 專注森林」，幫助你暫時離開手機，全心投入到手邊的工作與學習，建立高效率與專心的生活習慣。第二個方法是冥想，只要花個十分鐘就能夠快速提升專注力。

有時候分心不一定是壞事，許多富有創意的點子都是在分心的時候想出來的，或是能夠幫助你更有創意的解決事情。不過別讓思緒回不來，你可以先想好當你思緒漫遊時要做些什麼，挑一件不會讓你想太久的事情，例如簡單收拾一下桌面、看看桌上的相片、窗外的景色，或是注意音樂中有那些樂器等。但如果你需要讓思緒漫遊久一點，請避免需要記住很多資訊，或會高度抓住你注意力的事情，例如回覆郵件、準備會議、閱讀新聞或部落格等。

一項統合分析顯示，10到40分鐘的「適量運動」，具有改善大腦執行功能的立即和持續性效果，運動也特別有助於提升和自制有關的執行功能，例如做決策、規劃、解決問題等。「適量運動」指的是20到30分鐘的高強度運動（呼吸喘、流許多汗、心跳加快等），或是30到40分鐘的中等強度運動（稍微出點汗、呼吸比平常略快一點，但距離極限還有一段距離）。

當你感到精神不濟，或是需要參加一場重要會議、處理困難任務前，適量的「溫和運動」（稍微出汗但不會感到精疲力盡），也能幫助你在運動後一段時間內保持專注，改善你的心智狀況，例如輕快地走上30、40分鐘，或是在樓梯間爬上爬下10到30分鐘。

吃的部分作者也有幾個訣竅教你如何進食，以提高你接下來2到3小時的生產力：

• 早餐或午餐只吃一半，幾小時後再吃剩下的一半。
• 若你需要快速提神，可以選擇高碳水化合物的點心，效果大約15分鐘，若需要更長的時間，可以吃結合蛋白質、低升糖指數的碳水化合物和好脂肪的餐點。
• 別吃碳水化合物過量的一餐。
• 疲倦或睡眠不足時，喝少量的的咖啡因飲料，並讓咖啡因有30分鐘的時間產生充分效果。

雖然我們往往無法改變自己的工作環境，但還是有很多小方法，可以微調一下環境因素，讓工作環境有助於你的生產力。噪音不必然有害，中等程度的噪音可能對需要創意的工作挑戰有一些益處，但對大多數的工作而言，安靜是最有益的工作環境。一個清靜、遠離噪音干擾的地方，通常比較有利於生產力。

• 如果是一個開放式的辦公環境，你可以戴上防噪耳機。
• 不要聽音樂，也不要聽談話性節目。
• 如果你在家工作，關掉電視。
• 若你正在做需要發揮創意的工作，可以享受一下背景音樂。

除了噪音，光線也是另外一個你可以控制的因素，在明亮的光線下，工作效能較佳、比較有活力；較昏暗的光線則有助於催生創意。

想要不同的工作表現，你可以這樣調整光線：

• 打開更多盞燈，讓環境變得更亮一點。
• 可以的話，在晴朗藍天時，前往充滿自然光的地方工作。
• 考慮把你的工作場所的燈泡，改換成帶有較多藍光的白光燈，或只是更換桌上的檯燈燈泡也行，這能幫你變得更機靈。
• 當你需要發揮創意時，可以把燈光調暗一點，或找個比平時稍暗一點的地方。

除此之外，桌面的雜亂對少數人有助益，但多數人的專注力會受到影響；辦公空間寬敞，有助你勇於冒險以及展現領導自信；別久坐太久，偶爾起身走動；或是擺放一些鳥鳴和水景有助於恢復精神等方法，都能幫助你增加工作效率。

就算比別人還賣力，績效還是比人差，到底別人都是怎麼做到的？平常上班加班都已經夠忙碌了，怎麼有人還是可以成為斜槓青年？每個人的時間都是一樣的，那麼差別應該就在於做事的效率吧！

以前上班時，每次接到新的任務我就會立刻開始著手，但後來課長要我暫停，先想一想到底我應該先做什麼，每一次都先做新任務（通常是緊急事項），但永遠都沒有不急的事情，導致我每件事都做一半，看起來績效很差而且天天加班，當時的我如果看過這本書，工作的執行方式應該會完全不同吧！

人腦並不是電腦，平時我也能感覺到，當你工作效率降低，或是精神不濟時，不管你再怎麼逼迫自己，真的就時無法有更高的產出，這時候不如去運動、散散步、和同事交流一下、小睡片刻，或是去洗個澡，之後再來繼續進行工作真的有效率多了，與其花80%的時間完成20%的工作，不如用20%的時間來完成80%的工作要來的划算多了。人生的時間有限，好好運用關鍵的時間來工作，剩下的時間就可以陪伴家人，或是用在你更想做的事情上。