以下內容摘自《10分鐘完成每件工作：讓你優秀的不是努力，而是方法》
你是否一天到晚被工作追著跑，辦公桌上待辦事項堆積如山，幾乎沒做完過「下班前必須要完成」的工作？
最後回家的人只是工作狂，真正的英雄早已回家了！
學會拆解工作，你就能做得更少、更快、又更好！
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工作只需要十分鐘
將工作拆解成十分鐘 — 以十分鐘為單位，思考每日待辦事項
為什麼是十分鐘？
不拖延工作的17個黃金法則
想活得自由、不受束縛，就要管理你的時間
將工作拆解成十分鐘 — 以十分鐘為單位，思考每日待辦事項
我向來將工作分成「任務性質」和「事務性質」兩大類。
「任務性質」的工作，必須用頭腦思考。
「事務性質」的工作，則是不必用頭腦思考也可以完成。
事務性工作有時會單獨發生，比方說，主管拜託你影印就屬於這一種。不過，將某件任務性工作折解開來，會發現其中大半都是單純的事務性工作，一件任務性工作，有時也只是由複數事務性工作所構成。換句話說，即使是一件大型複雜的工作，只要透過分解，就可能變成複數單純的工作。
為了將這套做法落實於每日工作中，只要將每一項工作分解到「十分鐘內就能完成」的大小，並確實在十分鐘內完成每項事務，就能完整利用一天之中的零碎時間，迅速做完手頭的各個待辦事項。
為什麼是十分鐘？
這是因為，一個人集中注意力的極限就是十分鐘左右。就算花一小時在一項事務上，也不可能從頭專注到尾，事實上，有很多人做一件工作時會花超過半小時發呆，這種情況應該並不罕見。
既然如此，倒不如一開始就把工作分割為十分鐘大小的事務尺寸，確實專注完成每個十分鐘裡的工作，這樣就可有效減少放空與拖延的時間。一旦腦中開始留意「十分鐘」這個期限，原本不在乎花三十分鐘慢慢做的事，也能一口氣壓縮為十分鐘。此外，以十分鐘為一個單位的工作方式可以很有彈性，讓你一有零碎時間，就能塞進一、兩件事務。
不拖延工作的17個黃金法則
1、沒有完美的工作，也沒有完美的同事
想要不累積工作，首先要克服的就是「堅持交出完美工作的心態」。被工作花去所有時間，其中一個主要的原因就是「完美主義」。一般人總認為追求完美是「好」德行，快速做完手頭的工作則是不用功的「壞事」。
只是，所謂的完美究竟是「對誰而言的完美」呢？「完美的工作」，應該是指能回應對方期待的工作成果或表現。更具體地說，工作應該是指對有需求的一方提供具備價值的事物，而只要百分之百滿足對方的需求就是「完美」。
2、勇敢推掉做不到的事
在日本文化中，接到工作委託時，總會感受到一種無法拒絕的氛圍。尤其是面對上司或客戶提出的委託時，很多人都擔心一旦拒絕，就會影響自己的評價。不過，比起明明做不到、卻說可以，導致工作延遲，工作成果無法滿足對方期待，倒不如對自己做不到的事誠實地說「NO」，更是為對方著想。能冷靜做出這種判斷的人，才是專業人士。
當然，所有工作都說「NO」只會破壞彼此之間的信賴關係，尤其二十多歲、經驗尚淺，就擺出一副挑工作的態度，也很有問題。但不管怎麼說，人的能力都有限度。因此，懂得捨棄不重要的工作，或是放棄無論如何自己都做不完的工作，集中完成手頭上重要的工作，好好產出成果，才是負責任的態度。
3、不煩惱找不到的答案
要好好解決自己不擅長領域的問題，必然得花上大量時間。遇到這種問題時，我基本上不是裝作沒看見，不然就是交給別人處理。
這當中尤以「人的問題」最是困難。我們公司以年輕女性員工居多，偶爾會遇到反應比較情緒化的人。碰到這種情況，就算叫我這個四十、快五十的大叔思考:「為什麼那個女生會在那種場合哭出來？」老實說，我也想不出答案。
所以，我會將這類問題交給了解同性心理的女性主管，我自己則盡可能不去介入這件事。
也許有人會覺得我的做法冷酷，但是要知道，人非萬能，事物都有優先順序。遇到自己不擅長的事，懂得盡量交給擅長的人，或是積極想做的人，也是很重要的工作之道。
4、遠離扯後腿的同事
還在大企業工作時，經常造成我煩惱的就是會在工作上扯後腿的人。「能不工作就不想工作」的人，在世界上當然占大多數，這種人總認為，一旦身邊的人工作速度快，就會顯得自己工作速度慢、產出少，自然也會希望別人做慢一點。若想提升自己工作的速度，就要想辦法遠離這種人。
5、和工作速度快的人一起工作
成員中若有工作速度慢的人，原本跑百米田徑的團隊也會忽然減速，變成像在水中慢走一樣，進入慢動作的世界。
當組織各處都有這種拖垮速度的人時，不但開會做不出決定，連到了執行階段都會有人扯後腿，連環效應將浪費大量時間，增加許多白工，導致計畫停滯不前。如此一來，別說投入全球化的競爭了，連滿足當地市場需求很可能都做不到。
6、別把工作交給沒幹勁的人
在決定團隊領導者及分配工作時，最忌諱的就是把工作交給沒幹勁的人。這樣的人工作速度絕對快不起來，工作成果也不會好。
7、找人幫忙時先做好規劃
既然要召集成員，至少要先準備好一個能讓計畫毫無滯礙展開的環境，我認為這是職場工作者該有的基本態度。
那麼，具體來說大概是什麼樣的環境呢？
- 日期大致確定
- 必要的步驟大致確定
- 已大致想好每件事的負責人是誰
- 已大致想好負責人之間如何分工合作
最好可以思考到這樣的狀態，因為要能思考到這個程度才稱得上「計畫立案」。還只是粗略的計畫也沒關係，只要擬定某種程度的計畫綱要，就可以立刻詢問理想中的負責人意願。有些人可能會覺得這份工作麻煩而沒有回應，這時就要多問幾次。不管怎麼說，計畫之後都還會修正，重點是盡快採取行動。
8、當一個「提醒魔人」
計畫領導者的職責就是「設立計畫」、「分配工作」和「提醒」。為了提早預防工作上可能產生的延遲，計畫領導人就要配合每個項目負責人的個性和工作內容，適時做出提醒，提醒的次數多一點也沒關係。
9、如果在家能更專心，就帶回家做
對職場工作者來說，一個能讓自己集中注意力的環境，就像是電玩遊戲中的加分關卡，而且愈能有效利用這段時間工作，產出的成果就愈好。注意力容易集中的時段，應該用來做最重要的工作（任務性工作），當我們能毫不費力地做該做的工作時，產出成果自然很好。
10、揪出你的時間小偷
- 試著列舉妨礙提升工作速度的原因，也就是「時間小偷」。
- 思考該怎麼做，才不會被時間小偷偷走時間，為自己訂下規則。
- 持續執行規則，直到變成理所當然的事（=習慣化）。
只要按照這個順序實行預防策略，就能減輕壓力。如此一來，即使注意力不夠集中時，工作還是能繼續進行。
11、拋棄「依靠電腦」的想法
對現代的工作者來說，電腦或許是不可或缺的工具，但是就我看來，有很多人都因為使用電腦的關係而延遲了工作。
若精密計算一般白領工作者一天當中做了哪些事，恐怕有很多人光是讀信、放空上網，或是用即時通訊軟體聊天的時間就占去了好幾個小時。不過，這些人大概不覺得自己是在偷懶。因為只要坐在電腦前，就以為自己在工作。
沒有產出的工作稱不上是工作，光是坐在電腦前到下班也不能說是工作。以我為例，不需要使用電腦時，我會盡量不坐在電腦前，或是不打開電腦。多數信件我都是一邊走路，一邊用手機回覆，晚上一個人在辦公室思考任務性工作時，基本上也都是使用紙筆。
12、保持桌面整潔，將垃圾桶放在身旁
我個人認為，辦公桌上或電腦桌面亂七八糟的人，一定還有很多提高工作速度的空間。因為丟不掉東西的人、被不需要的東西包圍的人，或是處在雜亂無章狀態下也若無其事的人，都很不擅長在腦中整理資訊情報。而不擅長整理資訊情報，往往也代表不擅長擬定計畫，這樣的人工作時，多半是走一步算一步。
我向來認為，辦公桌髒亂的人無法好好主持會議，也不適合帶領團隊。我理想中的辦公桌，必須是像麥當勞的廚房那樣，以秒為單位，處處講求效率設計而成的空間。不論是檔案夾、名片、筆記本或手機等等，如果不能在需要用到時就能馬上找到，不但工作起來很浪費時間，注意力也容易渙散。
13、不主動打電話給別人
過去，電話之所以被當做主流溝通工具，純粹是因為當時這是唯一能與遠距離者取得即時聯絡的方法，倒不是因為電話這種工具特別有效率。現在有了電話以外的替代工具後，以下這些行為完全是浪費時間:
- 在不緊急的狀態下與對方交談
- 轉接電話
- 對方不在時留言
- 對方不在時請接電話的人確認對方何時回來
- 回撥電話
14、會議是「邊做其他事」的好時機
對於業務量龐大的人來說，即使迴避了所有可能浪費的時間，也盡可能有效率地完成手邊剩下的工作，時間還是不夠用。這麼一來，最後能依靠的手段就是同時執行複數業務，也就是「一心二用」的工作方式了。
最常見「一心二用」的狀況就是在耗費時間的冗長會議中，邊做別的工作。
15、從討厭的事做起
舉例來說，非向誰賠罪不可時，就算再忙，我也一定會在當天內完成這項棘手的工作。姑且不論賠罪這件事本來就是愈早愈好，最重要的是，一邊想著「得快去道歉才行」，一邊工作，只會讓心情愈來愈憂鬱，就會對所有的產出造成不良影響。再者，根據經驗，實際上賠罪後往往會發現：「原來事情沒有自己想的那麼嚴重，之前真是白擔心了。」既然如此，當然更該早點完成這件事。
就這層意義來說，將工作分割成許多小單位的「十分鐘工作術」，最適合用來處理叫人提不起勁的討厭工作。因為「向人賠罪」、「打電話給海外公司（對英文不好的人來說）」，或是「對不喜歡的同事說明工作内容」等事務，會讓你想「既然只要花十分鐘，那就趕快做吧，反正都得做」，早早一鼓作氣完成它。
16、擬定一套應付「突發事件」的流程
很多工作，無論事前擬定了多周全的計畫，或用多有效率的方式進行，實際工作時，有些部門還是會頻頻發生緊急狀況，占用工作大量的時間。我稱這種情況為「被手忙腳亂案件耍得團團轉狀態」。這時，節省時間的訣竅，就是盡可能將應對突發狀況時的步驟記錄下來，做成「操作手冊」。
即使突發狀況有各式各樣的可能，但若試著整理内容，會發現其實不出五、六種模式。因此，當問題第一次發生，得花上很多時間解決時，我會將恢復原狀的過程按部就班寫下來，整理成一篇報告。不只在整理的過程中有機會思考「或許有更好的處理方法」，當下次相同模式的問題再度發生時，就能冷靜下來，按照步驟迅速處理。
17、與部屬用通訊軟體討論事情
對主管來說，最無法預測會花上多少時間的工作，莫過於與部屬討論事情。
煩惱工作不知如何進展、個人遇到的問題、對公司的怨言等等，部屬找主管商量的内容可說五花八門，但為了讓部屬在良好的心情下工作，幫助部屬解決問題，也是主管的職責，不可能將他們拒於門外。然而，傾聽部屬的問題，經常動不動就花掉三十分鐘到一小時的時間。
這種時候，我建議使用 LINE 或 Facebook 的私訊功能。和部屬直接面對面談話時，畢竟是在傾聽對方的煩惱，再怎麼樣也不能「邊做其他事」，時間必須被單獨侷限在這件事上。相較之下，如果使用通訊軟體，則可以利用空閒時間慢慢回覆，這也是提升工作效率的一種方式。
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